Kserokopiarki to w większości urządzenia wolno stojące choć nie jest to regułą ponieważ zdarzają się sprzęty, które z większym lub mniejszym trudem możemy zmieścić na biurku. Jednak specyfika sprzętu jest taka, że powinien posiadać wiele funkcji i to go wyróżnia na tle zwykłych na biurkowych sprzętów.

Wysokiej jakości kserokopiarki posiadają wiele funkcji, które przydają się w codziennej pracy. Drukowanie to oczywiście podstawa jednak sprzęt powinien również posiadać drukowanie w dupleksie czyli automatyczny wydruk dwustronny. Dobrze też jeżeli kserokopiarka posiada możliwość wydruku z wielu komputerów przy pomocy karty sieciowej.

Skaner to już podstawa w kserokopiarkach jednak poza samym skanowaniem czy też kopiowaniem dokumentów niejednokrotnie kserokopiarki posiadają funkcję skanowania wielu dokumentów automatycznie po umieszczeniu ich w górnym podajniku czyli tak zwanym ADF’ie. Dodatkowym atutem zawsze jest  możliwość skanowania nie tylko bezpośrednio na komputer, ale również do maila czy też na serwer. Natomiast funkcja kopiarki to powinna obsługiwać możliwość kopiowania w dupleksie jak również pomniejszanie czy też powiększanie kopiowanych dokumentów.

Choć faks powoli staje się coraz mniej powszechną formą komunikacji to wiele firm jak również instytucji państwowych nadal korzysta z tej formy wymiany informacji. Dzięki przyjaznemu panelu sterowania i łatwemu w obsłudze wyświetlaczowi odbieranie i wysyłanie faksów z kserokopiarki nie powinno stanowić najmniejszego problemu

Kserokopiarki najlepiej sprawdzają się w dużych firmach gdzie na jednej maszynie pracuje nawet do 100 pracowników. Jednak nawet jeśli mamy mała firmę to również powinniśmy rozważyć zakup lub dzierżawę kserokopiarki ponieważ sprzęt używany jest stosunkowo niedrogi a liczba funkcji, które zyskamy jest ogromna dodatkowo sprzęt jest bardzo tani w eksploatacji dzięki czasu w dłuższej perspektywie czasu zakup może okazać się wyjątkowo opłacalny.